Описания проектов (кейсы) по IFS Applications
Наземные службы авиакомпании SAS повысили эффективность работы с помощью IFS Applications
 |
Наземные службы авиакомпании SAS (SAS/GEM - Ground Equipment Maintenance) расположены в Дании, Швеции и Норвегии. SAS/GEM обслуживает наземное оборудование как самой SAS (Scandinavian Airlines), так и других авиакомпаний. Речь идет о техобслуживании и ремонтах автотранспорта, трапов, подъемных устройств и т.п., причем ежегодное число заказов на обслуживание достигает 30 000. |
SAS/GEM, имеющая штат в 140 сотрудников и годовой доход в 20 млн долл., начала использовать ERP-систему IFS Applications в конце 80-х годов. Используемая в настоящее время версия позволяет оптимизировать цепочки поставок, анализировать и управлять затратами, добиваться более высокого уровня удовлетворенности клиентов. Результатом внедрения системы явилось более эффективное использование оборудования и персонала, экономия финансовых, материальных и временных ресурсов.
Выбор системы
SAS/GEM впервые приобрел IFS Applications в 1989 году. К концу 90-х назрела потребность перехода на более современное ПО. Требовалась поддержка процессов закупок, расчета стоимости всех производимых операций. Система должна была быть гибкой и интегрируемой с другим ПО. Помимо новой версии IFS Applications SAS/GEM рассматривала и другие решения, но не нашла ничего лучше. "IFS лучше всех удовлетворила нашим требованиям - удобству для пользователей, поддержке СУБД Oracle, системной архитектуре, технологиям", - говорит Бьорн Хелстрем (Bjorn Hellstrem) из SAS/GEM.
Внедрение
Менее чем за год система была внедрена на производственных площадях SAS/GEM в Стокгольме и Копенгагене. Представители SAS/GEM отметили высокий уровень услуг по внедрению и поддержки пользователей со стороны IFS. Менее чем через 2 года SAS/GEM также перешел на следующую версию системы.
Выгоды
IFS удовлетворила потребности SAS/GEM в оперативном анализе продаж и затрат для целей бюджетирования. По словам Бьорна Хелстрема, "без этого компания бы не выжила". Весьма полезны и инструменты отслеживания и анализа затрат на различных участках, включая ремонты, сервисное обслуживание и производство. "Это - основной источник выгод от IFS для нас", - добавляет Бьорн Хеллстрем.
Система также позволяет SAS/GEM анализировать, как интервалы между сервисным обслуживанием влияют на необходимость ремонтов. Вкупе со средствами анализа расходов и доходов это позволяет определять оптимальные интервалы между сервисным обслуживанием - для максимизации срока эксплуатации оборудования и замены его именно в тот момент, когда это становится экономически выгодным. Система также позволяет лучше планировать предупредительные ремонты.
Другим преимуществом использования системы явилась возможность оперативных стоимостных оценок. Для любых работ теперь можно оперативно рассчитать стоимость с детализацией по необходимому числу человеко-часов, объему материалов, скидкам и т.п. Интегрированность системы позволяет с самого начала знать стоимость заказа и наличие материалов на складах. При потребности в запчастях и комплектующих их можно заказать на складе или по соответствующему реестру. В последнем отображаются все комплектующие и материалы, использовавшиеся при предыдущих ремонтных работах. По реестру намного проще и быстрее заказывать нужные запчасти, т.к. в нем уже хранятся необходимые сведения о них. Это экономит деньги и складское пространство, т.к. нет необходимости держать на складе запасы комплектующих.
Дополнительным преимуществом является высшая степень безопасности и отказоустойчивости системы: она уже несколько лет работает 24 ч 7 дней в неделю без единого сбоя. Для авиалиний, как, впрочем, и для других отраслей, где требуются безопасность и надежность, это преимущество неоспоримо.
Используемые решения
J&H Machine Tools, дистрибьютор станков, использует ERP и CRM-модули IFS Applications
Компания J&H Machine Tools, дистрибутор станков, использует ERP-систему IFS Applications компании IFS. Практически сразу после внедрения базовых функций IFS Applications, J&H приступила к внедрению приложения по управлению продажами IFS/Sales Configurator.
По словам Синди Госсет, менеджера по финансам и информационным технологиям J&H Machine Tools, это интегрированное CRM-решение пользуется популярностью среди менеджеров и торговых агентов J&H. «Мы знали, что нам нужна система со всеми ключевыми возможностями ERP, однако именно инструменты поддержки продаж более всего пришлись по душе нашим сотрудникам», - говорит Госсет.
Дело в том, что J&H Machine Tools является не только дистрибутором, она осуществляет также конфигурацию и настройку станков для конечных пользователей. Механизм правил конфигуратора фиксирует информацию о том, как должны конфигурироваться и устанавливаться определенные станки, и напрямую преобразует торговые заказы в наряды на исполнение работ. «В сущности, благодаря этому продукту нам не приходится изобретать велосипед каждый раз, когда мы начинаем работу над новым проектом», - говорит Госсет. И возможность работы через интернет крайне удобна для J&H.
Конфигуратор работает на ноутбуках торговых представителей, что позволяет им оперировать корректной информацией, находясь на территории заказчика. «Мы укорачиваем наш средний цикл продаж, уменьшая вероятность ошибок, а также мы можем более точно сообщать клиентам о сроке доставки оборудования», - говорит Госсет.
Кроме того, определенные CRM-функции расширенной ERP-системы IFS Applications помогают J&H повышать эффективность сотрудничества внутри компании. «Мы включаем в проекты записи о прохождении этапов, заметки, инженерные рисунки и прочую информацию,- говорит Госсет. - Таким образом мы получаем историю взаимодействий в рамках проектов, которая может использоваться как внутри, так и вне компании. Когда мы, находясь на территории клиентов, можем столь детально проинформировать их относительно предыдущих встреч, обсуждений и проектов, это оказывает на наших клиентов самое благоприятное впечатление».
Источник: журнал "Сетевой", №11, 2002
"Импэксбанк" автоматизировал финансово-хозяйственные операции с помощью IFS Applications
Один из крупнейших российских банков использует финансовые и логистические компоненты IFS Applications для оперативного управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности.
"Импэксбанк" был основан в 1993 году и обладает одной из крупнейших в России филиальных сетей. Центральный Банк РФ традиционно включает "Импэксбанк" в список 30 крупнейших банков России по величине чистых активов. Банк также находится в числе 15 крупнейших розничных банков по версии журнала "Деньги".
Задача
В середине 2001 года руководство "Импэксбанка" поставило задачу по созданию в банке системы оперативного управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности. Система должна была обеспечить бухгалтерский и аналитический учет и контроль неоперационных расходов, автоматизировать процесс ведения бюджета, складской учет.
Решение
Банк объявил о проведении тендера, в котором рассматривался ряд готовых информационных систем. По его итогам был определен победитель - компания КФС (IFS Russia & CIS), представившая интегрированную ERP-систему IFS Applications. В феврале 2002 г. банк подписал с КФС договор на поставку и внедрение решений IFS Финансы и IFS Поставки. Уже через 4 месяца первые компоненты системы были запущены в эксплуатацию.
Выбор IFS Applications "Импэксбанком" был обусловлен такими факторами, как:
- наиболее полное соответствие функциональным требованиям, сформулированным на этапе выбора
- современные технологии построения системы
- открытость системы, обеспечивающая возможность ее интеграции с другими системами банка
- соответствие корпоративным стандартам банка по использованию платформ построения систем - Sun Solaris/Oracle
- наличие в составе системы средств разработки
- наличие успешных внедрений на российских предприятиях.
В ходе внедренческого проекта был реализован ряд этапов. На начальном этапе особое внимание было уделено разработке структуры аналитического учета IFS Applications, обеспечивающей учет расходов по Центрам ответственности и статьям затрат. Требования к аналитическому учету потребовало существенных изменений во многих сложившихся бизнес-процессах, например, определяющих этапы ведения финансово-хозяйственных договоров, порядок расчетов с поставщиками.
Значительная часть проекта осуществлялась специалистами самого банка, что было связано как с их высокой квалификацией и знанием внутренних систем банка, так и с высокими адаптивными возможностями IFS Applications.
Результаты
К лету 2003 года было полностью автоматизировано ведение базы поставщиков, договоров хозяйственной деятельности, расчетов с поставщиками, а также аналитический учет расходов по Центрам ответственности и статьям затрат. Помимо этого, банк внедрил функциональность IFS Applications для налогового учета расходов, бухгалтерского учета складских операций и учета операций по подотчетным лицам.
Благодаря использованию системы деятельность банка получила новый импульс для повышения операционной эффективности. Платформенная совместимость IFS Applications с функционирующими в банке системами позволила организовать бесшовную интеграцию с автоматизированной банковской системой (АБС) на уровне автоматического формирования в АБС документов и проводок по ваучерам и получения сводной аналитической отчетности.
Успеху внедрения IFS Applications во многом способствовали поддержка со стороны высшего руководства, высокая квалификация персонала, открытость и гибкость системы.
Используемые решения
General DataComm (Санкт-Петербург), дистрибьютор телекоммуникационного оборудования, использует IFS Applications
Для General DataComm стимулом к внедрению современной ERP-системы стало расширение присутствия на российском рынке наряду с ощутимым усилением конкуренции. Контракт на внедрение IFS Applications был подписан в начале сентября 2002 г. Внедрение осуществляли специалисты "ФОРС СПб", партнера КФС в Санкт-Петербурге. Первоначально было предусмотрено внедрение модулей "Управление закупками", "Управление продажами", "Склад" и "Управление финансами". Далее система была расширена за счет модулей "Документооборот" и "Генератор отчетов" и лицензий на дополнительные рабочие места.
Целью проекта являлось повышение эффективности управленческих процессов компании. Для этого были проведены работы по реорганизации управленческой структуры компании и внедрению ERP-системы IFS Applications, обеспечивающей управленческий учет и поддержку ведения основного бизнеса.
Внедрение системы позволило:
- Обеспечить руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого информационного пространства для повышения эффективности управления предприятием Заказчика;
- Оптимизировать и стандартизировать документооборот предприятия, в логических рамках данного проекта;
- Обеспечить оперативный и надежный учет и контроль движения товара, денежных средств и взаиморасчетов на всех уровнях управления;
- Обеспечить оперативную подготовку сводных и аналитических отчетов о результатах деятельности отдельных подразделений и компании в целом;
- Повысить эффективность взаимодействия между отдельными подразделениями (сотрудниками);
- Обеспечить безопасность и целостность данных на всех этапах обработки.
В рамках начального этапа проекта реорганизации и автоматизации подлежали следующие основные бизнес-процессы предприятия:
- Продажа оборудования;
- Планирование, заказ и поставка оборудования, требуемого для обеспечения заказов клиентов;
- Управление складскими запасами;
- Ведение финансового управленческого учета.
В процессе реализации проекта была дополнительно поставлена задача постановки управленческого и финансового учета с формированием и использованием отчетности по стандартам GAAP.
В начале проекта был проведен ряд консалтинговых работ (формулирование и согласование миссии и стратегической цели компании, составление плана развития компании на среднесрочную перспективу и годового плана развития, совершенствование структуры компании, положения об отделах, должностные инструкции, распределение обязанностей и функциональных ролей среди персонала компании, составлен приказ о документообороте).
Параллельно с консалтинговыми работами проводилось функциональное моделирование бизнес-процессов для определения и согласования требуемой функциональности интегрированной системы управления компании. По результатам функционального моделирования бизнес-процессов предприятия проводилась настройка и адаптация стандартной функциональности IFS Applications. В тех случаях, когда требуемые функции невозможно реализовать стандартными средствами IFS Applications были выполнены соответствующие программные доработки.
Перед началом опытной эксплуатации системы были перенесены исторические данные прежней системы автоматизации и проведено обучение ключевых пользователей компании работе с IFS Applications.
Обучение проводилось на базе системы IFS Applications, настроенной и модифицированной в соответствии с Функциональным дизайном Заказчика. Для обучения применялась методика деловых игр.
В процессе реализации проекта были реализованы следующие базовые функциональные возможности:
- Учет заказов клиентов;
- Определение потребности в товарах для удовлетворения заказов клиентов;
- Формирование и учет закупок для удовлетворения потребности по заказанным наименованиям;
- Учет взаиморасчетов с заказчиками и поставщиками компании;
- Управление доставками и отгрузками товара;
- Планирование и учет состояния материальных запасов компании;
- Оперативное получение необходимой отчетности о различных аспектах деятельности компании, в т.ч.: о заказах клиентов, о результатах продаж (в различных срезах), о закупках, о взаиморасчетах с контрагентами, о наличии товара на складе, о товаре, находящемся в пути, и т.п.
Внедрение модулей IFS/Сбыт, IFS/Склад, IFS/Снабжение, IFS/Счета-фактуры, входящих в решение IFS Поставки, позволило обеспечить постоянный доступ к актуальной и достоверной информации, что является необходимым условием для принятия правильных решений и оперативного предоставления информации клиентам. Внедрение IFS Поставки позволило производить поиск нужной информации даже при неполной определенности условий запроса. Представление заказа в системе позволяет полностью контролировать процесс прохождения заказа и выполнять необходимые действия в зависимости от состояния заказа. Возможно слежение произведенные операции по всей цепочке продаж и закупок. В соответствии со стандартами качества ISO 9000 возможен мониторинг по позициям заказов, заказам, партиям, серийным номерам, проводкам. Поэтому легко определить причины возникшей проблемы и установить, на какую продукцию она повлияла.
Стандартные логистические цепочки в системе обрабатываются автоматически с минимальными трудозатратами. Для этого система применяет общий набор правил, и каждое событие в системе поставок и распределений приводит к заранее определенным бухгалтерским проводкам (например, при поступлении заказов, размещении товара на складе).
В IFS Applications используется механизм "учетных правил", который позволяет контролировать достоверность информации и правильно формировать соответствующие проводки, вне зависимости от места возникновения операции. Таким образом, минимизируется возможность ошибок операторов, нет неоправданного дублирования обработки операций. Учетные правила позволяют создавать бухгалтерскую аналитику по различным признакам: субсчет, идентификатор продукции, рынок, подразделение компании и др.
Внедрение IFS Финансы позволило решить задачи ведения финансово-управленческого учета, выполнения бизнес-процессов, составляющих основную деятельность компании (продажи, закупки, взаиморасчеты с различными контрагентами) и наряду с этим решить задачи учета движения товаров, учета затрат, учета денежных средств, финансовой управленческой отчетности.
Хозяйственные операции отслеживаются по всей цепочке обработки, от реестра первичных документов в интегрированных подсистемах до бухгалтерских проводок в журнале хозяйственных операций модуля IFS/Главная книга, и наоборот, что важно как для обеспечения безопасности, так и для поддержания полного контроля качества.
Одним из достоинств системы IFS Applications является ее модульный принцип построения, что дает возможности расширения функциональности на любом этапе внедрения и эксплуатации системы. Внедрение системы IFS Applications позволило автоматизировать основную деятельность компании, а также дало толчок к развитию и возможность освоения новых направлений бизнеса.
 Более полная информация доступна по запросу в IFS Russia
|
