Описания проектов (кейсы)

Подмосковный кабельный завод "Подольсккабель" повысил эффективность управления производством с IFS Applications

На "Подольсккабеле", одном из крупнейших российских кабельных заводов, проект по созданию корпоративной информационной системы на базе IFS Applications стартовал в августе 2002 года. Внедрение осуществляли ЗАО "Корпоративные финансовые системы" (IFS Russia) и ЗАО СП "Международный деловой альянс" (IBA, партнер IFS Russia).

Профиль предприятия

Подольский кабельный завод основан в июле 1941 года. Завод прошел большой путь - от небольшого кустарного производства к крупному специализированному предприятию по выпуску кабельной продукции. В настоящее время номенклатура выпускаемой кабельной продукции насчитывает несколько тысяч марко-размеров. Производство ведется на современном технологическом оборудовании с применением новых технологических разработок, выполненных отечественными научно-исследовательскими и проектными организациями, а также своими силами. Для предприятия актуальны задачи повышения эффективности процессов, постоянного контроля качества выпускаемой продукции, снижения затрат на производство, оперативного получения управленческой и финансовой отчетности. Решение этих задач возможно с применением информационной системы класса ERP.

Имевшиеся проблемы

На момент принятия решения о выборе системы производство "Подольсккабеля" было компьютеризировано по принципу "кусочной" автоматизации - использовалось несколько различных решений. Поскольку отсутствовало единое информационное пространство, данные приходилось сводить в единый отчет вручную. Это требовало больших временных затрат и приводило к возникновению ошибок. Первичный документ не мог пройти все стадии обработки без многократного ввода в программы в различных подразделениях завода. Отсутствовала финансовая оперативность и гибкость при принятии управленческих решений. Прямым следствием этого являлось снижение эффективности работы, задержки в получении информации и, в конечном итоге, потеря прибыли.

Выбор системы

Представители "Подольсккабеля" в течение полутора лет занимались выбором подходящей интегрированной системы. Решение в пользу IFS Applications было сделано после анализа как российского, так и зарубежного рынка ERP-систем. Выбор компании "КФС" (IFS Russia) и продвигаемой системы IFS Applications был основан на следующих соображениях. Компания занимается исключительно разработкой и внедрением крупных программных средств на основе СУБД Oracle и хорошо себя зарекомендовала за время работы. Компания IFS AB входит в десятку мировых лидеров среди поставщиков пакетов бизнес-приложений (ERP, MRPII и т.д.), что подтверждается ежегодными рейтингами журнала Manufacturing Systems (MSI). Особенностью системы является компонентность (реальная модульность) и возможность модификации "под заказчика". IFS Applications распространяется в России и СНГ с 1994 года. За это время система была локализована под российское законодательство и успешно внедрена на ряде российских предприятий.

Основные задачи проекта

Основной задачей, возлагавшейся на систему, было обеспечение единого информационного пространства завода. Следствием этого должны были бы стать сокращение издержек, повышение оперативности получения информации, оптимизация планирования производства, оперативный контроль за исполнением бюджетов, оптимизация материальных и финансовых потоков (планирование платежей, анализ и оптимизация складского запаса, повышение эффективности использования оборудования и т.д.). В основу была положена функциональность западной ERP-системы. Требования к функциональности были расширены с учетом специфики предприятия и российского рынка.

Основными производственными задачами, стоящими перед руководством "Подольсккабеля", являются всестороннее планирование, контроль, анализ и управление производственными процессами завода. Решение этих задач позволяет реагировать на требования рынка и колебания конъюнктуры. Поэтому в конфигурацию приобретенной интегрированной системы было включено решение IFS Производство. Это решение предназначено для крупных предприятий с сегментированной структурой (цех, производственный участок, рабочее место), каковым является "Подольсккабель". Внедрение и дальнейшее использование в подразделениях завода компонентов системы IFS Applications, в частности IFS Производство, направлено на:

• улучшение финансовых показателей деятельности предприятия;
• повышение качества продукции, производимой предприятием;
• повышение качества обслуживания клиентов предприятия;
• повышение эффективности использования основного производственного оборудования, материальных и людских ресурсов;
• сокращение временных и финансовых затрат на освоение новых видов продукции;
• формализацию и унификацию документооборота, связанного с основной деятельностью предприятия;
• своевременное и регулярное обеспечение высшего руководства предприятия информацией, необходимой для принятия управленческих решений;
• информационную поддержку структурных преобразований, связанных с изменяющимися требованиями бизнеса предприятия.

Организационной задачей проекта являлось внедрение единой интегрированной информационной системы для: нескольких основных цехов (1-ый, 2-ой, 3-ий, 4-ый и 5-ый), складов снабжения, складов сбыта, производственно-диспетчерского отдела, отдела реализации, технического отдела, отдела труда и заработной платы, отдела технического контроля, финансового отдела, планово-экономического отдела и бухгалтерии. В единую интегрированную систему были объединены следующие бизнес-процессы:

• Управление снабжением для обеспечения основного производства и пополнения складских запасов
  • управление договорами снабжения;
  • управление заказами снабжения;
  • учет движения ТМЦ;
  • расчеты с кредиторами/дебиторами.
• Управление реализацией готовой продукции:
  • управление договорами сбыта;
  • управление заказами сбыта;
  • учет движения ТМЦ;
  • расчеты с дебиторами.
• Управление основным производством:
  • управление производственными заказами, формирование информации для расчета прямых затрат;
  • планирование потребностей в материалах (MRP);
  • управление движением ТМЦ при межцеховых и внутрицеховых передачах;
• Управление финансовой деятельностью;
  • учет основных средств;
  • учет денежных средств;
  • учет финансовых операций;
  • формирование и контроль исполнения бюджетов;
  • распределение косвенных затрат, расчет фактических затрат по выпуску продукции;
• Комплексное управление деятельностью предприятия (рабочее место руководителя компании).

К сожалению, условия для развертывания модулей решения IFS Производство и автоматизации бизнес-процессов не были оптимальными. Здесь и устаревшая техника, и дефицит квалифицированных кадров со стороны заказчика, и финансовые проблемы. Поэтому первоначальной задачей при внедрении было поставлено внедрение следующих модулей IFS Производство, без существенных доработок под специфику завода:

• Данные производства;
• Производственный заказ;
• Планирование потребности в материалах (MRP).

Входящие в конфигурацию IFS Производство смежные модули должны автоматизировать внутреннюю производственную цепочку с выходом на финансовые показатели деятельности.

Принципы работы проектной команды

При внедрении IFS Applications был использован поэтапный подход к автоматизации завода. На каждом этапе достигались конкретные результаты, обеспечивающие совершенствование управленческих технологий, повышение уровня согласованности предлагаемых решений с последующей полной интеграцией системы. Пошаговое внедрение позволило последовательно вовлечь в процесс автоматизации высшее руководство, менеджеров среднего звена и пользователей системы. Условно проект можно разделить на три этапа:

• подготовительная часть;
• решение задач оперативного учета и управления;
• решение задач анализа информации, полученной на основе работы системы, и планирование.

Этап 1. Подготовительная часть проекта

Первый этап проекта стал самым длительным. Он включал: описание бизнес-процессов завода, анализ бизнес-процессов управления и детализацию задач до уровня пользователя, знакомство пользователей с возможностями системы, проведение обучения для сотрудников автоматизируемых подразделений, создание команды специалистов на заводе, которые со временем стали квалифицированными пользователями, и опытная эксплуатация по выбранным направлениям деятельности завода. Была проверена упрощенная функциональная модель работы модулей IFS/Снабжение, IFS/Склад и решения IFS Финансы.

В ходе первого этапа представителями завода, принимающими участие в проекте, были осознаны следующие моменты:

• проект нацелен на улучшение технологии управления, следовательно требует изменения менталитета управленческих работников;
• проект - дело самого предприятия "Подольсккабель";
• нельзя останавливаться на полпути при внедрении проекта.

Следует отметить, что период обследования предприятия и изучения бизнес-моделей оказался не очень продолжительным: со стороны исполнителя и заказчика работали специалисты, хорошо знающие предметную область и ее проблемы. После обследования было сформировано техническое задание, которое определило основные требования к результатам внедрения в подразделениях завода компонентов IFS Applications (в том числе решения IFS Производство) и предпосылки для практического освоения функционала управления производством.

Была разработана и согласована настройка базовых справочников в системе в соответствии с выявленными на предыдущем этапе требованиями. Сложность возникла из-за большой номенклатуры выпускаемой продукции и очень большого уровня вариации материалов и компонент. Это проблема коснулась как решения IFS Производство, так и модулей IFS/Склад, IFS/Снабжение, IFS/Сбыт. Первоначально пришлось ограничиться небольшим количеством позиций в номенклатурном справочнике и альтернативами при изготовлении продукции. В дальнейшем, после успешного "пилотного" проекта в выбранных подразделениях, справочники были расширены на весь номенклатурный справочник в автоматизируемых подразделениях.

Следующим шагом было обучение специалистов группы внедрения со стороны предприятия, а также пользователей системы. Дело в том, что последующие этапы предполагали обязательное наличие на заводе обученного квалифицированного персонала. Отсутствие таких специалистов приводит в дальнейшем к существенному уменьшению эффективности работ. Это был достаточно трудоемкий процесс, поскольку пришлось начинать фактически с азов компьютерной грамотности для многих сотрудников цехов завода.

Затем консультанты произвели настройку параметров системы в соответствии с принятыми решениями и тестирование функций проектной группой. Произвели тестовые пуски в отдельных подразделениях (отдел договоров и маркетинга, отдел реализации, производственно - диспетчерский отдел, планово-экономический отдел, шесть цехов). В систему вводились реальные данные в ограниченном объеме. Последовательно протестировали бизнес-функции. При проведении тестовых пусков стремились к тому, чтобы эти испытания проходили в условиях, "максимально приближенных к боевым", что позволило минимизировать риски при дальнейшей эксплуатации системы.

Этап 2. Оперативный учет и управление

Следующим этапом стали интегрированные решения: несколько подразделений обеспечивали единый бизнес-процесс в системе на реальных данных. Сперва на ограниченном объеме данных, затем на полном объеме данных. Задачей этого шага было убедиться в соответствии требованиям предприятия полученной в результате настройки функциональности системы. Производился двойной ввод данных - в старую, "кусочную", систему и в новую систему.

Последовательно была смоделирована вся деятельность автоматизируемых подразделений завода. В нее вошли все основные бизнес-процессы:

• Управление рецептурами и формулами;
• Управление производственными затратами;
• Производственный учет;
• Контроль операций процесса производства;
• Планирование материальных потребностей;
• Планирование выпуска продукции;
• Управление снабжением;
• Управление складскими запасами;
• Управление сбытом;
• Бухгалтерский учет;
• Финансовый учет.

Реализованные функции модуля IFS/Планирование потребностей в материалах (концепция MRP) позволяют из плана выпуска продукции формировать осуществимый детальный план материальных требований. В результате разузлования производственных спецификаций и данных технологических маршрутов определяется количество компонентов и сырья (материалов), необходимых для производственной программы, даты запуска и выпуска цеховых заказов, сроки принятия и исполнения поставщиками заказов снабжения. Функции модуля позволяют рассчитывать потребность во всех материалах и комплектующих, учитывая складские запасы, запланированные поступления и отгрузки. Возможен выбор набора параметров планирования от требуемого, минимального, максимального. Результатом работы модуля являются сформированные системой заявки на создание цеховых заказов и заказов снабжения. Реализованные функции модуля IFS/Цеховой заказ позволяют охватывать все аспекты производственной логистики на уровне цехов завода. Стало возможно детальное планирование производства, контроль выполнения, контроль качества и отслеживание единиц произведенной продукции.

Постепенно были вовлечены все бизнес-процессы: продажи, закупки, производство, затраты, финансы. В полном объеме была задействована функциональность решения IFS Финансы, модулей IFS/Снабжение, IFS/Склад. Начата работа в модуле IFS/Сбыт, модулях решения IFS Производство. К лету 2004 г. задача оперативного учета и оперативного управления решена в полном объеме. Фактические значения показателей извлекаются из системы финансового учета, возможности которой расширены за счет ведения углубленной аналитики.

Этап 3. Анализ и прогнозирование

На последующем этапе автоматизации решались задачи обеспечения руководства необходимым набором управленческой отчетности, что позволяет осуществить переход к новым технологиям управления, предоставляемым IFS Applications. Если основной акцент при внедрении на втором этапе был сделан на таких показателях бизнеса как себестоимость и рентабельность, что обусловило выделение из IFS Applications лишь функционал поддержки ключевых бизнес - процессов, то на третьем этапе приоритеты лежали в области управленческих функций. Работы по третьему этапу продолжаются.

Полный переход на новую систему планируется выполнить в конце 2004 - начале 2005 года. Привязка к началу года связана с необходимостью внесения изменений в учетную политику предприятия, что целесообразно делать в конце учетного года.

Итоги

На момент подготовки этого материала (лето 2004) система развернута на предприятии не в полной мере, поэтому об экономическом эффекте говорить рано. Но уже сейчас система позволяет получать оперативную ежедневную информацию о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, достигнута оптимизация бизнес-процессов.

Также нужно отметить, что система IFS Applications ориентирована на вертикальную интеграцию для поддержки процессов управления верхнего уровня; особое внимание уделено централизованному планированию, управлению финансовыми и материальными ресурсами, повышению эффективности управления затратами, проведению единой производственной и сбытовой политики.

Аэропорт Будапешта использует IFS Applications

Проект внедрения признан в Венгрии "Проектом года по ERP"

Аэропорт города Будапешт, крупнейший международный транспортный узел Венгрии, использует в своей повседневной работе управленческую систему IFS Applications. Еще не все этапы проекта завершены, но первые выгоды от системы видны уже сейчас.

Венгерское предприятие Budapest Airport управляет международным аэропортом "Ферихедь" в пригороде Будапешта и внутренним аэропортом Siofok Kiliti у озера Балатон. Аэропорт "Федихедь" располагает двумя терминалами и ежегодно обслуживает более 6 млн пассажиров. В компании 2200 сотрудников, годовой доход составляет 100 млн евро.

Первая волна автоматизации предприятия была вызвана такими проблемами, как обилие бумажной рутинной работы, дублирование функций, нехватка ресурсов и при этом неэкономное их использование, недостаток информации для принятия управленческих решений. Однако созданные на предприятии информационные системы также перестали удовлетворять растущим потребностям: это были разрозненные, сложные в поддержке и простроенные на устаревших стандартах системы. Кроме того, они не обеспечивали информационной безопасности.

Предприятие встало перед выбором интегрированной информационной системы класса ERP/ERPII. В 2003 году был проведен тендер, в котором участвовали все основные мировые поставщики такого рода систем. Среди критериев выбора были полнота функциональности (для управления финансами, поставками, техобслуживанием и ремонтами, обслуживания сооружений), стоимость решения, локализация и сильная команда специалистов в стране. Другими критериями были наличие минимум двух заказчиков среди международных аэропортов, модульность системы и возможность поэтапного внедрения и запуска в эксплуатацию, легкость интеграции и дальнейшего расширения функциональности. На основе этих критериев была выбрана система IFS Applications.

Как отмечает Иштван Женей (Istvan Jenei) из Budapest Airport, внедрение системы осложняли проблемы, типичные для организаций, находящихся в государственной собственности. Это и отсутствие культуры ведения проектов, недостаток подготовленных специалистов, сложная функциональная организация, жесткая и тяжелая процедура реализации закупок. В то же время был ряд позитивных факторов внутри организации - в частности, внедрение системы пользовалось поддержкой высшего управленческого звена, при этом нашло поддержку и среди рядовых сотрудников, стремившихся к переменам и повышению эффективности.

Проект и запуск системы реализуется поэтапно. В 2003 году, в ходе первого этапа, было внедрено полное решение для управления финансами и бухучета, а также логистическое решение IFS Поставки. В 2004 году были внедрены решения IFS, охватившие техобслуживание и ремонты, оказание услуг, оперативное управление персоналом (HR) и наземное обслуживание. На 2005 год запланировано внедрение модулей стратегического управления персоналом и расчета зарплаты, дополнительных модулей решения IFS ТО и Ремонты и поддержки работы с ними с карманных компьютеров (PDA), модуля планирования потребностей в материалах (MRP), обеспечение поддержки сканеров штрих-кодов.

На конец 2004 года система установлена на 250 рабочих местах, причем их число будет увеличено. Внедрение системы уже сейчас дало множество выгод. Достигнута прозрачность и оптимальность бизнес-процессов, за счет поддержки бюджетирования обеспечивается более четкое определение задач и обязанностей бэкофисных работников. С момента запуска в эксплуатацию первых модулей системы работа административного аппарата и бэкофисных служащих претерпела кардинальные изменения в лучшую сторону. Руководство теперь осуществляет оперативное и более эффективное контролирование деятельности организации. В целом, как отмечает Иштван Женей, "IFS Applications повысила капитализацию и эффективность управления аэропортом".

Более полная информация доступна по запросу в IFS Russia