Описания проектов (кейсы)

Мебельная компания Magnet управляет с IFS Applications производством и сбытом мебели, финансами и работой с поставщиками

Пример британской Magnet демонстрирует, как IFS Applications может помочь в повышении эффективности бизнеса по производству и сбыту мебели, деревянных окон и дверей.

Специфика мебельной отрасли

Как и во многих отраслях, производители мебели и столярных изделий испытывают потребность в трансформации своего бизнеса - переходе от производства по прогнозу (make-to-forecast) к модели мелкосерийного производства на заказ, обеспечивающей более быстрое выполнение заказов. Это вытекает из популярной сегодня концепции бережливого (lean) производства, базирующейся на принципах поставок точно вовремя (just-in-time) и минимизации складских запасов на всем цикле производства.

Основной путь к оптимизации лежит через использование оборотных фондов. Для такой продукции, как встраиваемые кухни, заказчики приобретают стиль и качество наравне с такими утилитарными параметрами, как практичность. Значительную часть себестоимости составляют окончательная установка, рабочие поверхности, двери и оборудование, и все это заказывается у специализированных поставщиков. Кухонные шкафы, спальные гардеробы и шкафы для домашних офисов производятся на заводе Magnet в Дарлингтоне. Поскольку это жесткие каркасные конструкции, они достаточно дешевы, но их дорого храненить из-за больших занимаемых площадей.

Magnet - вертикально интегрированная компания, производящая и продающая свою продукцию. Продажи в основном являются розничными и мелкооптовыми. Так, рядовые розничные покупатели обычно пользуются услугами по монтажу новой кухни. Мелкооптовые покупатели, такие как небольшие местные строительные фирмы, приходят в Magnet за столярными изделиями, такими как окна и двери. Сотрудничая с поставщиками сопутствующей продукции, Magnet также продвигает широкий ассортимент металлических изделий, лестниц, панельной обивки и настилов.

Производство на заказ в итоге обеспечивает повышение уровня обслуживания клиентов, которым помимо основных изделий можно предложить и сопутствующие. Соответствие обязательствам обеспечивается тем, что каждый предмет заказывается именно для данного заказчика в пункте продаж.

Magnet имеет 208 филиалов по всей Великобритании и один в Дублине, столице Ирландии. Их поддерживают два завода: основной, в Дарлингтоне, производит кухни, спальни и изделия для домашних офисов. Второй завод, в Кейгли, специализируется на столярных изделиях.

"Столярное" подразделение первым заметило увеличение объемов "позаказного" бизнеса. Инвестиции в переоснащение производства позволили работать более гибко, предлагая индивидуальные решения, простые в установке. Однако, для управления таким сложным производством и поставками требовалась современная компьютерная система, интегрировано поддерживающая финансовые операции, обработку заказов, производство и поставки.

Внедрение такой системы - сложный процесс; ожидаемые выгоды и потенциальные риски должны быть оценены очень тщательно. Для Magnet решение инвестировать в новую систему было единственно возможным, так как имевшаяся система становилась все менее надежной.

Проблема

Помимо постоянных сбоев, функциональность имевшейся системы была явно недостаточной, и многим департаментам приходилось принимать решения, руководствуясь интуицией. Старая система подошла к концу своего жизненного цикла, что подтвердил факт отказа ее разработчика от продолжения ее поддержки с января 2003.

Выбор системы

Планы замены системы вынашивались уже с 2000 года, но тогда решение было отменено после поглощения Magnet шведской мебельной группой Nobia. Причиной тому был негативный опыт немецкой "дочки" Nobia, использовавшей ту ERP-систему, которую Magnet планировала выбрать.

Непосредственной альтернативой была существующая на Nobia система, которая была впоследствии исключена из рассматриваемого списка, так как не соответствовала профилю бизнеса Magnet.

В мае 2001 года Magnet снова начала выбор системы. В состав команды по выбору вошли представители ИТ-департамента и ключевых отделов. Предполагалось выделить приоритеты, оценить возможные системы и представить на Совет директоров бюджет для утверждения. Руководителем проекта был назначен Айдан Филлипсон (Aidan Phillipson), руководитель по ИТ группы компаний Magnet. Запросы были направлены четырем поставщикам ПО, включая IFS и старого поставщика.

"Мы хотели дать нашему существующему поставщику повод продолжить поддержку их системы", - сказал Айдан Филлипсон. На последнем этапе выбор происходил между IFS Applications и конкурирующей системой на платформе Oracle.

Среди решающих факторов, определивших выбор IFS Applications, была демонстрация экранов этой системы. По внешнему виду и удобству интерфейс пользователя был признан предпочтительным. Вторым фактором стало предложение IFS поддержки распознавания счетов (в интеграции со специализированным продуктом Readsoft для сканирования и распознавания).

Интеграция с программой сканирования и распознавания счетов

Magnet пользуется услугами большого числа поставщиков, многие из которых - предприятия малого бизнеса. Финансовый департамент компании ежедневно обрабатывает около тысячи счетов поставщиков. Отслеживание большинства из них и их сверка с заказами снабжения, а также последующая сверка фактически доставленных материалов и цен - весь этот процесс требовал огромного количества времени. Интеграция с ПО Readsoft позволила автоматизировать этот процесс за счет сканирования, автоматического выделения и распознавания ключевых элементов счетов с передачей полученных данных в базу данных IFS Applications, которая регистрировала заказы снабжения и утверждала прием счета.

Совет директоров Nobia утвердил выбор IFS Applications, хотя он и шел в разрез с корпоративной политикой в области ИТ.

Внедрение

В случае с Magnet, ее бизнес отличался от других компаний, входящих в группу. "У нас сильный фокус на розничные продажи, в то время как другие фокусируются на производстве. Сегодня наличие единой системы в разных дочерних компаниях больше не критично, поскольку, современные системы открыты для обмена информацией".

Процесс внедрения системы осложнили существенные организационные изменения, произошедшие в ходе реализации проекта. Внедрение системы началось в мае 2002 года. IFS Applications планировалось внедрить за 8 месяцев, к январю 2003. В течение этого времени две дочерних фабрики были проданы и было решено передать на аутсорсинг функции ИТ-департамента и службы обработки финансовых данных. Таким образом, уже в ходе реализации проекта его план-график и задачи были существенно видоизменены.

Для минимизации рисков внедрения система первоначально тестировалась на отдельных задачах, а потом тиражировалась на все объекты и подразделения такого рода.

Полученные выгоды

Самое важное, что Magnet получил корпоративную систему, как полностью поддерживающую сегодняшний бизнес, так и способную поддержать будущие требования, которые возникнут в ходе реализации долгосрочной стратегии развития компании.

IFS Applications имеет компонентную архитектуру, которая отвечает требованиям Magnet по пошаговому развертыванию системы. "Наше внедрение - это первый этап плана компании по повышению эффективности бизнеса", - говорит Айдан Филлипсон.

"Очевидными выгодами уже стали повышение производительности труда вследствие автоматизации рутинных процессов и оптимизация бизнес-процессов. Например, в главной книге раньше в конце каждого месяца требовалось тратить очень много времени повторно вбивая данные в Excel-евские таблицы и сличая информацию для ввода в старую систему. Для генерации отчетов приходилось вручную извлекать информацию для внесения ее в другие программы. Сейчас все это реализовано бесшовно, и мы достигли значительного прогресса в качестве и эффективности генерации отчетов".

Другой целью компании было улучшить контроль за расходами по всем подразделениям. Ранее Magnet работала вручную с огромным количеством закупочных документов, которые невозможно было точно отслеживать и контролировать. Сейчас же почти все заказы снабжения проходят через IFS Applications и требуют авторизации в системе. Это обеспечило контроль затрат не только на закупку материалов, но и на услуги/операции, что стало большим изменением для культуры работы компании.

В ходе пошагового внедрения требовалось обеспечить высокий уровень интеграции/обмена данными с другими информационными системами. По мнению Айдана Филлипсона, этот процесс оказался намного менее болезненным, чем многие ожидали. Такая интеграция обеспечила существенные выгоды.

"Мы хотели использовать комплексную ERP-систему, а не специализированный, даже самый лучший продукт для финансов и бухучета. Хотя сначала мы сосредоточили свое внимание на автоматизации финансов и снабжения, но запланировали на следующем этапе автоматизировать производство", - поясняет Айдан Филлипсон.

Автоматизировав финансы, снабжение и планирование, компания расширила рамки проекта на ряд цехов, где система должна была обеспечивать планирование производства и отслеживание движения ТМЦ на фабриках. Также число пользователей увеличилось со 120 до 170, при том удалось уложиться в те же временные рамки и бюджет проекта.

"Хотя первоначально могло показаться, что это слишком высокая для нас степень автоматизации, но чем больше мы узнавали функциональность IFS, тем очевиднее для нас становилась необходимость в автоматизации и этих процессов. Наградой нам стали лучшие методы производственного планирования, управления цеховыми заказами и сменными заданиями и повышение эффективности управления нашими заводами. Теперь мы обсуждаем планы по переходу к модели "сборка на заказ" в производстве кухонь. Те же планы вынашиваются и на фабрике столярных изделий в Кейгли. Там планируется внедрить дополнительный модуль для производства оконных рам", - говорит Филлипсон.

Наконец, IFS Applications позволила штаб-квартире Magnet ежемесячно публиковать отчеты о прибылях и убытках для каждого из филиалов.

Итоги

Автоматизация сбытовой сети является основной областью для дальнейшего развития системы. Все филиалы Magnet работают на условиях хозрасчета и используют самописную систему обработки заказов сбыта. Как упоминалось выше, штаб-квартира теперь регулярно получает отчеты о прибылях и убытках каждого филиала. Таким образом компания получила инструмент для поощрения каждого филиала, достигшего лучших результатов.

Суммируя свои выводы по проекту внедрения IFS Applications, г-н Филлипсон отмечает, что это был проект с очень сложными условиями реализации: потребовалось автоматизировать больший круг задач и большее число мест, чем изначально планировалось, одновременно с существенными организационными преобразованиями. И при всем этом проект удалось завершить в срок и в рамках первоначального бюджета.

"Если вы спросите меня, планировали ли мы изначально все, что было реализовано в рамках проекта, я отвечу: нет. Наш бизнес изменялся по ходу проекта. Та функциональность по управлению производством, которую нам показали консультанты IFS, предложив расширение рамок проекта, открыла нам глаза на то, как велики потенциальные возможности программного комплекса IFS", - говорит Филлипсон.

Что касается перспектив, то Magnet сейчас анализирует, как можно далее повысить эффективность закупочной деятельности. Рассматриваются возможности использования модулей электронной коммерции (IFS eBusiness), хотя полностью электронный обмен данными при большом числе малых поставщиков, возможно, будет нерентабельно налаживать. Оплата банковскими переводами уже поддерживается, а другие возможности, в том числе через Интернет, активно обсуждаются.

В частности, использование веб-интерфейса и языка XML позволит реализовать электронную передачу счетов-фактур и открытие доступа поставщикам к части информации в системе. Это ключевая область дальнейших инвестиций Magnet.

"Аккуратно, шаг за шагом наращивая возможности нашей ERP-системы, мы собираемся далее более плотно охватить ею все звенья нашей цепочки поставок. Здесь еще многое предстоит пройти, но мы уже определенно сделали первые шаги в этом направлении", - сказал Айдан Филлипсон.

Деревообрабатывающая компания DDL управляет производством с IFS Applications

DDL - крупнейшая деревообрабатывающая компания Чехии. Свою продукцию - древесные плиты, строительные древесноволокнистые плиты, компоненты для производства мебели, половые доски - DDL экспортирует более чем в 20 стран. Благодаря внедрению IFS Applications DDL смогла упрочить свои позиции на рынке, добиться эффективного управления производством, сокращения простоев оборудования, прозрачности выполнения заказов и повышения уровня обслуживания клиентов.

Потребность в автоматизации

Руководство компании пришло к выводу о необходимости эффективной поддержки производственного планирования в реальном времени и управления производством на заказ. Для этого DDL требовалась интегрированная информационная система, которая бы обеспечивала учет и управление всеми ключевыми процессами - производством, снабжением, сбытом, финансами, ремонтами оборудования. Требующаяся компании информационная система должна была также иметь возможности для управления качеством и документооборотом.

Выбор системы

Компании требовалась гибкая и современная система, имеющая необходимый набор функциональных возможностей. Поскольку компания владеет несколькими заводами и сетью торговых филиалов, то было очень важно, чтобы система смогла обеспечить для них единое информационное пространство и непротиворечивость данных. По всем указанным критериям в качестве системы автоматизации управления была выбрана IFS Applications. Одной из причин стала ее компонентная архитектура, позволяющая осуществлять пошаговое внедрение и легко расширять функциональность по мере необходимости.

Ход проекта

Внедрение началось в сентябре 2002 года и проходило в два этапа. На первом были автоматизированы производство, снабжение, сбыт, бухучет и финансы. На втором этапе - ремонты, персонал и зарплата. Запуск системы в промышленную эксплуатацию был произведен в срок, чему способствовал профессионализм проектной команды и, что нужно отметить особо, поддержка проекта на уровне первых лиц компании-заказчика.

Выгоды

С IFS Applications DDL получила точное и оперативное видение всех заказов клиентов, что позволило значительно повысить уровень обслуживания. Наличие всех сведений о производстве позволило более точно и гибко его планировать, а модуль управления качеством - улучшить и этот показатель. Использование ремонтных модулей позволило сократить простои оборудования, увеличив тем самым объемы производства и сократив время выполнения заказов.

Еще одной важной выгодой для DDL стала возможность объединения посредством системы складов и производственных мощностей, расположенных разрозненно. Удаленные пользователи соединяются с сервером IFS со своих компьютеров. Если по какой-либо причине произойдет аппаратный сбой или разрыв в канале связи с центральным офисом, удаленные пользователи смогут продолжить работать в системе, не теряя имеющейся информации. После восстановления связи они могут легко вернуться в IFS Applications. В планах дальнейшего развития системы на предприятии - поддержка штрих-кодирования.

IFS Applications управляет на ЦБК группы SCA основными фондами на всем их жизненном цикле

Один из мировых лидеров в бумажной отрасли, корпорация SCA насчитывает 46 тысяч сотрудников в примерно 50 странах. Ряд предприятий SCA, производящих целлюлозу, бумагу, гигиенические изделия и упаковку, использует ERP/EAM-систему IFS Applications. В данном материале описывается проект автоматизации средствами IFS управления основными фондами на бумажном комбинате и целлюлозном заводе SCA Graphics в Швеции.

Справка о компании

Лесопромышленное подразделение SCA в Швеции располагает 7 лесопилками, 2,6 млн гектарами леса, бумажным комбинатом и целлюлозным заводом.

Бумажный комбинат Ortviken - крупнейший в группе SCA. При том, что он выпускает 800 тысяч тонн высококачественной лощеной и газетной бумаги в год, на предприятии заняты всего 950 человек. Современные производственные мощности комбината включают 4 бумагоделательные машины. Расположенный рядом целлюлозный завод SCA Ostrand поставляет свежую балансовую древесину и бесхлорную сульфатную целлюлозу.

Развитие информационных технологий на SCA Ortviken и Ostrand

Ландшафт информационных систем на указанных предприятиях кардинально изменился за последние 10 лет - заводы перешли от множества разрозненных систем на устаревших мейнфреймах к интегрированному решению компании IFS по управлению основными фондами на всем их жизненном цикле. Сегодня все данные хранятся централизованно, и работники могут более оперативно принимать меры и эффективно планировать техобслуживание и ремонты (ТОиР).

На комбинате Ortviken решение "IFS Техобслуживание и ремонты" используется с середины 90-х годов, а Ostrand с 1998 использует инжиниринговые модули системы IFS Applications. В 2000 году пришло время перейти на новую версию этой системы и расширить диапазон используемых модулей, так как на тот момент решения IFS на предприятиях эксплуатировались уже 7 лет. Поэтому IFS Applications 2001 была внедрена на обоих заводах для управления ремонтами, материально-техническим снабжением, складами и инжинирингом.

Множество выгод

Сегодня все данные хранятся централизованно в одном месте, и пользователи работают с ними с клиентских мест под ОС Windows и из персональных Интернет-порталов. Одновременно в системе работают 300-400 пользователей.

Уже сейчас, хотя проект продолжается, в SCA Graphics ощущают множество выгод от решений IFS. Сотрудники предприятий более оперативно реагируют на сбои и поломки, при этом они получают оперативную информацию о технологических процессах, что позволяет планировать работы по ТОиР "по состоянию". Кристер Бюстрём (Christer Bytsrom), ответственный за IFS Applications на Ortviken и Ostrand, объяснил: "Нам стало проще выявлять причины неисправностей и решать технические проблемы, такие как остановки оборудования и аварии. Сейчас мы можем проследить совокупные затраты на любой узел и агрегат - увидеть всю их историю от закупки, регистрации и сообщения о неисправности до ремонтов. Мы также можем сопоставить финансовые потери от простоев с затратами на техобслуживание и ремонт".

OEE дает ответы

Благодаря реализованной интеграции IFS Applications с системами контроля от ABB, у сотрудников SCA Graphics имеется важная возможность отслеживать производственный процесс. На Ortviken с 1998 года используется модуль IFS Applications для расчета общей эффективности оборудования (OEE). Эти расчеты основываются на данных, поступающих с АСУТП, и показывают, насколько близко предприятие к максимальному использованию своих производственных мощностей. Каждый процент, на который удастся увеличить значение OEE, может дать сотни тысяч долларов дополнительного дохода.

"Преимущество использования инструмента OEE в том, что сегодня мы можем напрямую сравнить все источники потерь и работать более продуманно. Если мы видим, что от какой-то машины поступает слишком много сообщений о сбоях и поломках, или о потерях бумаги или скорости работы, мы можем решить эту проблему более оперативно".

Эксплуатация и техобслуживание

Кристер Бюстрём старается организовать слаженную работу сотрудников, эксплуатирующих оборудование и ремонтирующих его, для понимания и устранения источников потерь. В прошлом проблемы просто делили на эксплуатационные, механические, электрические и связанные с оснасткой. По мнению Кристера, общий для сотрудников взгляд на ситуацию - это ключ к сокращению в перспективе числа источников потерь. "Использование единой информационной системы, языка общения и инструментов - это ключ к взаимопониманию. Сегодня сотрудники могут выяснять причины проблем совместно. В ближайшие 5 лет или около того это поможет внедрить необходимые организационные изменения в рабочий процесс".

Инжиниринговые работы и работы по техобслуживанию

Для повышения экономической эффективности SCA Graphics стремится передать большую часть инжиниринговых работ на аутсорсинг. И здесь поддержка в IFS Applications всего жизненного цикла основных фондов крайне важна. Еще не все работы завершены, но в планах - что и инжиниринговые компании, и эксплуатационные службы и ремонтные подразделения будут работать в едином информационном пространстве. "Ранее мы использовали для каждого вида деятельности разные системы, и иногда вводить данные приходилось по 5-6 раз. Сейчас вся информация хранится централизованно и открыта для внутреннего доступа. Это важно при передаче работ на аутсорсинг. Улучшилось и качество данных".

Повышение производительности

SCA Graphics ежегодно увеличивает объемы выпускаемой продукции, при этом снижая численность рабочего персонала. Этому есть несколько причин. Повышение производительности вызвано тем, что завод перестраивается и технологические процессы ускоряются, а сокращение числа сотрудников связано как с естественными причинами ухода на пенсию, так и с более эффективным программным обеспечением. Решение IFS для управления техобслуживанием и ремонтами, ключевой деятельностью в отрасли с процессным типом производства, также вносит большой вклад в повышение производительности.

Внутренние требования

В настоящее время Кристер Бюстрём и его коллеги рассматривают возможность перехода на новую версию IFS Applications. Они также стараются минимизировать число необходимых изменений программного обеспечения и устранить источники потерь.

"Мы постоянно обсуждаем, как выработать единые стандарты в работе наших сотрудников и повысить эффективность их работы, а также как нам лучше использовать информацию, предоставляемую ремонтной системой. Один из побочных положительных эффектов от внедрения IFS Applications - в повышении общей компетентности, так как приходит понимание, почему именно так строится завод и так организованы процессы".

Внедренные решения

• IFS Техосблуживание и Ремонты
• IFS/Склад
• IFS/Снабжение
• IFS/Plant Design
• IFS/MaxOEE
• IFS/Документооборот

Более полная информация доступна по запросу в IFS Russia