Управленческая информационная система: роскошь или необходимость?

Лешек Дембински,
руководитель направления ТОиР и строительства, IFS CEE
Доклад на конференции "ИТ для энергетического комплекса России", Москва, май 2002

Что следует понимать под информацией?

Предприятия вынуждены использовать информационные системы в силу возникающих проблем. Изменения на рынке, смена собственников, новые бизнес-процессы, а также стремительные изменения экономических условий - вот причины, побуждающие предприятия анализировать все большие и большие объемы данных.

Часто случается так, что процесс сбора информации осложнен в силу организационных причин и требует слишком много времени. В этом случае информация поступает слишком поздно и является устаревшей. Задержанная или устаревшая информация не может стать основой для принятия решений.

Мы понимаем, что в современном мире информация рассматривается как неотъемлемая составляющая деятельности предприятия. Информация оказывает огромное влияние на повышение производительности, а также является определяющим фактором при принятии взвешенных решений.

Степень экономии и повышения эффективности от принятых решений определяется уровнем информированности руководства о реальном состоянии дел на момент принятия решения. Руководитель, принимающий решения, направленные на достижение определенной цели, должен знать, что происходит в конкретное время в конкретном месте. Он знает, как использовать полученную информацию. Таким образом, информация - это знание, получаемое извне, увеличивающее уровень информированности человека, принимающего решения, и уменьшающее степень неосведомленности.

Информация, используемая в процессе принятия решений, обладает следующими характеристиками:

• Источник информации
  Следует разделять внутренние и внешние источники информации.
• Получатели информации
  Получатель информации может либо распределять информацию (т.е. получать и передавать информацию, не используя ее), либо принимать решения на ее основе (т.е. получать информацию, использовать ее и, в некоторых случаях, передавать ее далее).
• Средства передачи
  Это инструменты, которые при помощи различных сигналов и индикаторов передают сообщения получателю.
• Время
  Время является той основой, на которой информация отделяется либо от своей ретроспективной формы (используемой для контроля, создания отчетов и анализа) или от перспективной формы, используемой для стандартизации и планирования. Первая форма информации используется для представления событий, уже имевших место в прошлом, тогда как вторая форма является своего рода прогнозом, графиком или планом, т.е. представляет собой текущие рекомендации для принятия решений. Временной период здесь также важен.
• Актуальность
  Актуальность указывает на степень задержки какого-либо события или на период, оставшийся до какого-либо события относительно момента получения информации лицом, принимающим решение. Эти отрезки времени ни в коем случае не следует сокращать или увеличивать, скорее, время следует адаптировать к потребностям пользователя, с учетом экономических условий.
• Степень детализации
  Это - степень накопления объема информации на различных уровнях в организации, или на различных направлениях движения информации и т.п. Зависит от требований руководства и от потребности во внешней информации.
• Достоверность
  Означает надежность и регулярность информации. Наряду с актуальностью, достоверность является основным показателем качества информации.

Информационные потоки в процессах управления ТО и ремонтами

Получатель информации - кто получает, использует или передает информацию

В зависимости от положения, занимаемого служащими на предприятии, им требуются различные данные, которые можно получить, используя информационную систему. Некоторые работники, обслуживающие первичный уровень производства, просто собирают данные и вводят их в систему. Они используют собранные данные для контроля и управления текущими задачами по ТО и ремонтам. Их потребность в информации обеспечивается прямым доступом к собранным данным в форме быстрых запросов.

Менеджерам среднего звена требуется больше информации. Они не отвечают непосредственно за процесс производства и ремонтные работы. Напротив, в круг их постоянных обязанностей входит руководство техобслуживанием и ремонтами: планирование и координация задач, контроль за рабочим процессом и организация устранения неисправностей. Обычно предполагается, что менеджеры среднего звена самостоятельно решают подобные задачи. Служащие (пользователи системы) редко вводят данные в ремонтную систему. Им, скорее, требуется найти с помощью системы такую информацию, которая поможет им в осуществлении их управленческих задач. Они ожидают, что информация будет представлена в наиболее соответствующем их потребностям виде и задачам и при этом будет высокого качества - достоверной, оперативной и адекватной конкретным потребностям пользователя при принятии решений. Кроме того, информация должна поступать к пользователю напрямую и быть конфиденциальной.

Последнюю группу пользователей составляет высшее руководство. Им требуется информация для управления различными областями бизнеса - финансами, бухгалтерским учетом, техническим обслуживанием и ремонтами, складами, поставками и т.д. Высшее руководство предприятием предъявляет к качеству информации те же требования, что и другие группы пользователей. Хотя они не вносят никаких данных в систему, им необходима система, адаптированная к их требованиям.

Такая система, которая называется автоматизированной системой управления предприятием (АСУП), должна адаптироваться к изменениям ситуации в бизнесе. Она должна быть эластичной и обеспечивать возможность быстрого и специального анализа. Она также должна быть проста в использовании (оснащена графическим интерфейсом, усиливая продуктивность принятых решений, обеспечивая их точность, своевременность и качество), и допускать масштабирование. Кроме того, систему должно быть легко внедрять.

Источник информации: Система управления основными фондами (EAM)

Наблюдая за историей развития системы управления ремонтами, можно заметить все возрастающую роль компьютерных систем в сборе данных и генерации информации. Эти изменения происходили вслед за изменениями в ремонтных технологиях.

Изначально компьютерные системы использовались для сбора данных по разным направлениям деятельности предприятия - бухучет, складской учет, амортизация основных средств, планирование производства. Практически ни одна компьютерная система не поддерживала должным образом техническое обслуживание и ремонты оборудования.

Почти все эти системы были разработаны программистами самого предприятия или на заказ. Со временем возникли компании-разработчики, которые в основном разрабатывали стандартную программную продукцию, способную обеспечить бизнес-процессы многих секторов рынка. Эти программные продукты имели возможность интегрировать данные из различных предметных областей.

Мы полагаем, что функциональность и логика системы управления техническим обслуживанием и ремонтами должна обладать следующими характеристиками (в отношении информации):

• Доступность в реальном режиме времени
• Актуальность
• Степень детализации
• Достоверность

Сравнивая различные версии систем управления ТО и ремонтами, мы ясно прослеживаем эволюцию. В начале существовали отдельные несложные модули, использовавшиеся только для сбора данных (журнал оборудования, журнал порядка работ, журнал профилактических работ), составлявшие Компьютеризированную систему управления техобслуживанием (CMMS). Следующим шагом стала интеграция этих узкоспециализированных модулей с данными по другим аспектам деятельности предприятия, таких как бухучет, учет запчастей, закупка материалов, сервисное обслуживание. Появилась новая категория систем управления - Система управления основными фондами (EAM). Расширение функциональности, добавление системы управления персоналом, управление документацией и проектными работами привело к появлению новой, полнофункциональной системы планирования и управления ресурсами и деятельностью предприятия - ERP-системы.

Если мы хотим сделать информацию основой для принятия решений, то ее необходимо должным образом подготовить, в соответствии с потребностями и требованиями, предъявляемым к процессу принятия решений. Информация также должна быть организована таким образом, чтобы отвечать требованиям лиц, принимающих решения на разных уровнях управления предприятием.

АСУП соответствует этим требованиям.

Средство передачи - Управленческая информационная система (АСУП)

От информационной системы - к управленческой информационной системе. Такая система нужна для представления всего спектра собранной информации. Она использует возможности высочайшей скорости обработки данных современными компьютерами и, соответственно, более ускоренного доступа к данным.

Идеальная Управленческая информационная система (АСУП)

Управленческая информационная система, используемая на предприятиях и в учреждениях, охватывает широкий спектр бизнес-процессов и событий. В число ее характеристик входит сбор и хранение данных, преобразование данных в информацию, передача информации конечным пользователям. Ниже перечисляются характеристики идеальной Управленческая информационная система:

• Поддерживает управление и процесс принятия решений на любом уровне
• Адаптирована к возможностям и потребностям руководящих работников
• Система должна адаптироваться к изменяющимся внешним условиям, должна быть гибкой и предоставлять быстрый анализ по конкретному запросу.
• Дружественна по отношению к пользователю (обладать графическим интерфейсом).
• Направлена на повышение эффективности процесса принятия решения (точность, пунктуальность, качество).
• В системе заложена возможность расширения функционала.
• Систему должно быть легко разрабатывать (предприятие-заказчик должно иметь возможность разработать новое решение, используя соответствующие инструменты).

Мы ожидаем, что информация, получаемая благодаря системе управления информацией, должна быть соответствующего качества. Это означает, что информация должна быть:

• Верной (соответствовать реальной ситуации)
• Полученной в срок
• Адекватной процессу принятия решений
• Конфиденциальной
• Представленной должным образом

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Удобнее всего оценивать рабочие качества и эффективность по Ключевым показателям эффективности (KPI). Их можно определять самыми различными способами, ориентируясь на разные группы работников, чтобы они отражали выполнение работы отдельным служащим или группой служащих.

В случае оценки результатов работы сотрудников подразделения техобслуживания и ремонтов достаточно знать, например, какие заказы были выполнены позднее (время начала или окончания работы) или по каким работам был превышен бюджет. Для технических специалистов или руководителей отделов требуется больше показателей для определения качества и эффективности их работы. Вот несколько примеров:

• Предупредительный/восстановительный ремонт
  Соотношение между предупредительным и восстановительным ремонтом. Выражается в процентах или количестве. Классифицируется по характеристикам наряд-заказов - виду, причине или признаку неисправности.
• Стоимость ремонтных работ/плановая стоимость работ.
  Этот показатель - классический способ оценки затрат на ремонтные работы и техобслуживание. Им следует пользоваться осторожно, поскольку он определяет тактику снижения затрат, невсегда учитывая необходимость улучшения качества технического обслуживания.
• Стоимость ремонтных работ по контракту/общая стоимость техобслуживания
  Этот показатель используется для сравнения. Как правило, предприятия схожи в критериях выбора субподрядчиков.
• Ремонтный персонал/Поддержка технического обслуживания
  К поддержке технического обслуживания относятся работники, осуществляющие руководство, планирование, отвечающие за склад запчастей, надежность, регистрацию состояния оборудования и другие задачи, обеспечивающие техническое обслуживание и ремонты.
• Оборачиваемость складских запасов
  Этот показатель отражает складскую стратегию и может быть завышен или занижен в зависимости от стратегии предприятия. Качество работы соотносится с задачей, поставленной перед предприятием.
• Превышение бюджета
  Определяет, насколько фактические затраты на производимые работы близки к превышению бюджета.

Для оценки технического состояния и эффективности технического обслуживания и ремонта можно использовать некоторые классические показатели качества работ:

• Реализация
  Определяет, насколько полно предприятие может выполнить стоящие в плане работы.
• MTTF - среднее время до отказа (mean time to failure)
• MWT - среднее время простоя (mean waiting time)
• MTTR - средняя наработка до ремонта (mean time to repair)

Эффективность предприятия - решение IFS для АСУП

IFS/Эффективность предприятия - это набор инструментов, соответствующий требованиям, предъявляемым к современной системе контроля и управления информацией. Этот набор состоит из простых в использовании инструментов для создания отчетов, управления эффективностью бизнеса - систем показателей (Scorecards), порталов и ПО для многомерного анализа. С помощью решения IFS/Эффективность предприятия лица, на любых уровнях предприятия ответственные за принятие решения, могут оперативно получать важную бизнес-информацию.

Персональный портал - своевременная достоверная информация

Персональный портал - система, дружественная к пользователю, созданная для поддержки удобного представления информации. Это - персонализированный веб-интерфейс, обеспечивающий легкий доступ к существенной информации и часто используемой функциональности. Порталы могут быть созданы для любой заинтересованной стороны, например, для работников предприятия или для сторонних лиц. Пользователи приложения могут определять содержание портала и внешний интерфейс в соответствии со своими пожеланиями в рамках определенного для них доступа.

Портал состоит из нескольких компонентов, каждый из которых предоставляет специфический тип информации и функциональности (например, Компонент Портала с Показателями отображает значения ключевых показателей эффективности).

Scorecard - системы сбалансированных показателей для принятия решения

Модуль IFS/Scorecard - гибкое веб-приложение, соответствующее основному стандарту для построения сбалансированных систем показателей (balanced scorecards) "Balanced Scorecard Collaborative Functional Standards 1.0", разработанному Робертом Капланом и Дэвидом Нортоном. Модуль IFS/Scorecard также можно успешно использовать для более традиционного способа оценки эффективности - с применением Ключевых показателей эффективности (KPI).

Информация о значениях показателей во времени обрабатывается графически. Наряду с историческими и перспективными данными вы можете просматривать одновременно реальные и плановые показатели. Вид представляемой информации легко конфигурируется - например, определением типа графика, что и через какие промежутки времени отображать.

Многомерный анализ и отчетность - информация представлена должным образом

Эту функциональность можно использовать для анализа больших объемов информации с разных точек зрения. Она также поможет проследить тенденции и отклонения от нормы (например структура цены внутри организации).

Данные для многомерного анализа вводятся в Microsoft Analysis Services и в результате мы получаем аналитический куб. С кубом можно работать в рамках разных инструментов - Microsoft Excel 2000 или ProClarity.

Эти программные средства позволяют пользователю использовать различные подходы для анализа информации. Подходы в данном случае означают группирование данных, например, группа оборудования, виды неисправностей, вид цены. Этот инструмент также обладает встроенной возможностью варьирования степени детализации данных, что означает, что вы можете очень подробно анализировать результаты.

Анализатор открывает широкие возможности для введения очень детальных ограничений на запросы. Каждый пользователь может иметь разрешение просматривать четко определенную информацию - например, только по одной группе оборудования или предназначенную только для высшего руководства. Таким образом обеспечивается конфиденциальность информации.

Функциональность программного продукта, генерирующего отчеты, позволяет легко создавать как стандартные, так и адаптированные отчеты и передавать их в MS Word, MS Excel, текстовом формате или формате HTML, по электронной почте или через интранет. Эта функциональность позволяет добраться до определенного отчета при помощи двойного щелчка "мышью" на конкретном описании или номере. Существует также возможность представлять данные в виде графика.

Секретность и допуск - конфиденциальность информации

Доступ к системе должен индивидуально определяться для каждого пользователя (например, для менеджера по техническому обслуживанию и ремонтам, для механика). Для пользователя можно настроить его персональный портал и ту информацию, которая будет ему доступна. Это достигается путем конфигурирования доступа к различным компонентам и разрешения на операции с данными или просто на просмотр информации.

Секретность делится на два уровня - доступ к приложению и доступ к базе данных. Доступ и определение секретности базируются на системе безопасности базы данных Oracle.

Пример использования (кейс):

Внедрение решения IFS EAM (Enterprise Asset Management) на Белхатовской электростанции - первый шаг на пути к Управленческой информационной системе

Электростанция в Белхатове - крупнейшая электростанция, работающая на лигните (буром угле) не только в Польше, но и в Европе. Ежегодно здесь производится около 28 TWh (Тераватт/час) электроэнергии, что составляет более 20% производимой в стране в целом.

Проектная мощность Белхатовской электростанции - 4320 MВт, 12 блоков по 360 MВт каждый. В октябре 1988 г. был достигнут запланированный объем производства.

Электроэнергия, производимая в Белхатове, - самая дешевая в Польше.

Договор о внедрении IFS Applications на Электростанции в Белхатове был подписан в июне 1999 г. Была достигнута договоренность о внедрении трех решений от IFS - IFS ТО и Ремонты, IFS Поставки и IFS Финансы. Работы по проекту начались в сентябре 1999 г. с обучения участников группы внедрения и группы консультантов от Белхатовской электростанции. В эти группы входили менеджеры из различных отделений технического обслуживания электростанции. Целью этого обучения было ознакомить их с функциональностью, логикой операций и возможностями IFS Applications. После обучения обе группы должны были сформулировать свои пожелания и определить задачи, которые должно было решить внедрение. Предполагалось, что они разработают стратегию внедрения и смогут подготовить поэтапный план внедрения всех трех решений IFS. Окончательный ввод в эксплуатацию системы IFS Applications был намечен на 1 января 2001 г., т.е. через 16 месяцев.

Эффективное управление проектом в соответствии с методологией внедрения AIM (Application Implementation Method), предложенной IFS, а также своевременное выполнение графика внедрения, за которое отвечали как специалисты Электростанции Белхатова, так и эксперты IFS, сделали возможным запуск решения IFS ТО и Ремонты точно в намеченный срок - 1 января 2001 г. Через три месяца, пройдя тестирование, было запущено второе решение IFS Поставки. А с 1 июня 2001 г. на электростанции работает также и решение IFS Финансы, в течении полугода проходившее параллельное тестирование.

Официальная сдача-приемка IFS Applications прошла в декабре 2001 г. и явилась завершающим этапом успешного внедрения.

Ожидания и постановка задач

Основной задачей внедрения было рационализировать информационный поток между подразделениями предприятия, отвечавшими за бухучет, логистику (управление складом и поставками), техобслуживание и ремонты.

Каждый отдел на электростанции мог сформулировать задачи внедрения, которые детально анализировались на стадии разработки стратегии внедрения, обсуждались и согласовывались с будущими пользователями системы IFS. Для внедрения IFS ТО и Ремонты задачи были сформулированы очень четко:

• Каждая отдельная работа (ее цель, продолжительность, объем работ) по ремонтам и техническому обслуживанию должна быть зарегистрирована
• Поток заявок должен очень четко контролироваться
• Доступ пользователей к системе ТО и ремонтов лимитировать и четко определить
• Высокая степень точности данных, поддерживаемая механизмами контроля
• На основании заявок должны собираться данные по расходам на ТО и ремонты в отношении запчастей, материалов, трудозатрат(кадры) и сторонним услугам.

Пользователи также высказали пожелание, чтобы после внедрения решения IFS ТО и Ремонты расходы на вышеперечисленные виды работ сократились и ресурсы использовались более оптимально.

"Во время внедрения IFS Applications, служащие Белхатовской электростанции и члены группы внедрения должны помнить, что мы не просто заменяем "старую" систему "новой" и что мы не должны постоянно думать о том, "на какой системе мы сейчас работаем", - это сказал на собрании, посвященном началу внедрения, руководитель проекта директор Здислав Павловский.

Положительные изменения и выгода

На сегодняшний день в Белхатове более 1300 зарегистрированных и 240 одновременно работающих пользователей IFS Applications. Реестр оборудования содержит более 100 000 позиций. Система IFS Applications обрабатывает более 100 000 заявок в год. Регистрируется более 700 000 складских и 50 000 закупочных операций в год. Некоторые части системы были локализованы для обеспечения большей безопасности и точности работ. IFS Applications была также интегрирована с некоторыми программными продуктами, уже использовавшихся к этому времени на Белхатовской электростанции.

Внедренные решения IFS позволяют руководящему составу и отдельным пользователям производить различные анализы расходов, повышать эффективность деятельности склада и поставок, рационализировать управление активами предприятия и оптимизировать техническое обслуживание и ремонты.

Новая система управления поддерживает процессы бюджетирования и контроля, обеспечивает непротиворечивую базу данных и не допускает искажения и разобщения информации.

Внедрение IFS Applications не повлекло значительных изменений в организационной структуре электростанции - реструктуризация на предприятии прошла до начала внедрения.

Наибольшим изменениям подверглись инфраструктура и складские подразделения. Этим подразделениям был передан значительный объем бухгалтерских обязанностей. При этом не потребовалось кадровых сокращений: некоторые сотрудники бухгалтерии были переведены в отделение контроля и управления снабжением (поставками). Новая система позволила упростить документооборот и практически отказаться от бумажной документации.

Один из популярных журналов по телекоммуникации и информационным технологиям - ТЕЛЕИНФО - признал Белхатовскую электростанцию наиболее развитой энергетической компанией Польши по уровню ИТ.

Что явилось решающим фактором успеха?

Первой и наиболее важной задачей для групп компетенции по внедрению и консультированию было четко и верно определить цели внедрения. Компания IFS предложила эффективную методологию внедрения AIM, основанную на собственном опыте внедрений. Еще раз подтвердилась надежность этой методологии в отношении управления проектами, планирования и отслеживания исполнения индивидуальных задач. Крайние сроки выполнения индивидуальных заданий планировались таким образом, чтобы не входить в противоречие с ежедневными обязанностями работников. Это гарантировало равную скорость проведения работ по внедрению и позволило не выбиться из графика внедрения в целом. Значительная поддержка была оказана группам внедрения и консультантов руководством электростанции. И это тоже явилось дополнительным фактором, способствовавшим успеху.

Обобщая опыт внедрения на Белхатовской электростанции, можно сделать определенные выводы.

Наиболее важным во время внедрения было наличие на ключевых постах людей, пользующихся авторитетом. Исключительно важна была поддержка руководства. Многие вопросы решались на уровне высшего руководства. Большой объем внедрения (три решения одновременно), вызывал вопросы по поводу того, когда же можно начинать использовать эти решения. Опыт Белхатовской электростанции показал, что лучше проводить параллельное внедрение всех решений. Еще одним немаловажным фактором явилась готовность и способность служащих электростанции, руководителей разных подразделений и сотрудников IFS идти на компромисс.

Следующий шаг после системы управления основными фондами (EAM) - АСУП

Рынок энергетики и ЖКХ Польши очень резко превращается из регулируемого в нерегулируемый. Это означает повышение спроса на оптимизацию основных, сокращение расходов и эффективность производства. Другая проблема - глобализация. Предприятия из национальных превращаются в транс-национальные. Этот процесс уже начался в Польше. Такие транснациональные компании как Ваттенфол и EDF являются собственниками электростанций в Польше.

Требования рынка определяют организационные изменения на электростанциях. Мы наблюдаем превращение подразделений техобслуживания и ремонтов в самостоятельные компании, собирающиеся продавать свои услуги материнской компании, а также любой другой организации. На многих польских электростанциях эти процессы активно развиваются. Посмотрите на сектор информационных технологий - вы можете увидеть много изменений и возможностей на этом рынке. Рынок (и конкуренция) бизнес-приложений претерпит значительные изменения. Предприятия уже задумываются о замене универсальных ERP-решений на "лучших в своем классе" (best-of-breed), способных к интеграции между собой. Также необходимым условием является доступность всей информации в реальном времени.

Вышеперечисленные обстоятельства делают внедрение IFS Applications на Белхатовской электростанции лишь первым шагом на пути к другим системам управления информацией. Следующий шаг - разработка АСУП.

Внедрение трех решений IFS - ТО и Ремонты, Поставки и Финансы является прочной основой для создания АСУП. На Белхатовской электростанции планируется внедрение других решений IFS Applications - IFS Персонал и IFS/Документооборот. Они увеличат возможности руководства предприятия, обеспечив больший объем информационной поддержки, оптимизировав ежедневные обязанности руководства, процесс анализа и принятия решений.

Выводы

Сегодня недостаточно просто собирать данные. Система должна создавать и представлять информацию пользователям, информация должна также поддерживать процесс принятия решений.

Внедрение такого программного обеспечения для сбора данных, как Система управления основными фондами (EAM), обеспечивает надежную основу для создания эффективной системы управления.

Компания IFS уже располагает таким готовым решением и средой для внедрения АСУП. Специалисты IFS обладают необходимыми знаниями и опытом для успешного проведения масштабных проектов в области информационных технологий.

Более полная информация доступна по запросу в IFS Russia