Каждый новый проект - это знакомство с новым бизнесом

Российское представительство компании Oriflame для автоматизации финансовой деятельности выбрало и внедрило систему IFS Applications

Елена Шашенкова,
Intelligent Enterprise, №16, 2003

Не знаю, где и когда был изобретен метод прямых продаж, но, вероятно, его история уходит в глубокую древность. Суть его такова: компания-производитель продает небольшие партии товара предпринимателям - индивидуалам, а те, в свою очередь, продают товар непосредственно тем, кто им пользуется. Кроме того, предприниматели могут также заниматься и рекрутированием, то есть, привлекать в ряды распространителей продукции новых людей, получая потом процент от деятельности тех, кого он привел в компанию.

Недавно мне довелось увидеть работу такого предпринимателя. Он оказался пассажиром маршрутного такси, в котором я ехала к метро воскресным вечером. Из черной папки, на которой тиснением было выведено слово Oriflame, он достал что-то небольшое в упаковке с фирменной надписью Oriflame, и передал его сидящей рядом женщине, вероятно, своей знакомой. Сразу произошел расчет, и молодой человек, рекламируя продукцию фирмы, протянул своей покупательнице красочные каталоги, чтобы она выбрала что-то еще. Женщина, одетая по православному обычаю, в длинную темную юбку и головной платок, действительно что-то выбрала и сделала заказ на следующую покупку. У молодого человека в папке нашелся и небольшой калькулятор, с помощью которого он что-то тут же начал подсчитывать. Вскоре женщина вышла, а молодой человек продолжил подсчеты, время от времени, отвечая на звонки по мобильному телефону.

В нашей стране метод прямых продаж используют некоторые западные фирмы, в частности, косметическая компания Oriflame, о которой и пойдет речь.

Oriflame

Свою экспансию на российский рынок компания Oriflame начала в 1992 году. В течение прошедших десяти лет компания активно развивалась и, по словам ее представителей, делала все возможное для того, чтобы условия обслуживания клиентов также развивались и выходили на новый уровень.

До 1996 года Oriflame производила продажи косметических средств обычным методом - через оптовиков. После перешла к прямым продажам, что по сегодняшний день является основным методом продвижения продукции компании. Первый уровень распространителей продукции здесь называют консультантами. Они не являются штатными сотрудниками Oriflame, и покупают косметику либо для себя, либо, как это принято говорить, конечным потребителям. Все они представляют собой очень обширный круг лиц. С 1996 года остался и небольшой процент оптовых поставок продукции в магазины. Но это очень узкий канал продаж.

Сегодня Oriflame в России имеет 13 филиалов в городах: Москва, С.-Петербург, Н.Новгород, Казань, Воронеж, Екатеринбург, Уфа, Ярославль, Самара, Новосибирск, Краснодар, Хабаровск, Иркутск. Кроме этого компания имеет 5 сервисных центров. В 2000 году Oriflame открыла два филиала в странах СНГ - Казахстане и Грузии. В 2001-2002 году были открыты сервисные центры в Минске, Астане, Бишкеке, Ташкенте, Ереване и Улан-Баторе. В планах компании - открытие в России завода по производству продукции Oriflame.

Задача

Метод прямых продаж очень сложен из-за системы скидок и бонусов. В силу этого для Oriflame чешскими программистами в свое время была специально разработана уникальная система для учета продаж Orico. В ближайшем будущем ожидается выход новой версии этой системы под управлением OriSales на базе СУБД Oracle. В планах Oriflame - ее внедрение.

Для финансового учета, производимого отдельно от учета продаж, Oriflame изначально пользовалась системой Scala, которая в начале 90-х работала еще под DOS. Отметим, что многие отделения компании Oriflame по всему миру работают с этой системой. Традиционно здесь использовались модули: "Главная книга", "Книга закупок" для расчетов с поставщиками, "Заработная плата", "Основные средства", а также "Консолидация", с помощью которого производилась трансформация данных учета, получаемых из филиалов в единую форму. Это было необходимо, так как помимо российского учета, компания должна была отчитываться перед головным европейским офисом по международным стандартам отчетности.

Сначала Scala была установлена в каждом филиале Oriflame как отдельная система. Потом условия лицензии были изменены, и система, будучи установлена на сервере в московском филиале, стала единой для всех филиалов. Связь с центральным сервером поддерживалась через каналы Интернет. Это было намного удобнее, потому что в Москве теперь могли сразу видеть все действия филиалов. Здесь же в Москве отчетные данные трансформировались в стандарты международной отчетности. "Пережили мы со Scala и деноминацию, и переход в западном учете с фунтов на евро. Позже мы стали вести западный учет в рублях тоже в системе Scala", - вспоминает менеджер по корпоративному учету Oriflame Наталья Саукова. Другими словами, учет в компании был автоматизирован хорошо. Однако с ростом количества филиалов система Scala начала давать сбои. Данные разных филиалов иногда конфликтовали друг с другом, строка проводки одного филиала могла непостижимым образом оказаться в отчете другого. Руководство Oriflame стало опасаться за целостность данных. Встал глобальный вопрос: куда двигаться дальше - либо внедрять следующую версию Scala, либо выбрать другой продукт.

При выборе на решение оказали внимание два фактора. Первый - планы перехода на новую систему учета продаж OriSales, в основе которой, напомним, была СУБД Oracle. Следующая версия Scala имела в своей основе СУБД Microsoft SQL, что было не в пользу выбора этой системы. Второй фактор - внедрение в головном офисе Oriflame шведской системы класса ERP - IFS Applications (к слову, базирующейся на СУБД Oracle).

Ситуация складывалась в пользу IFS Applications, и в начале 2002 года российский офис Oriflame приступил к внедрению данной системы. Договор о внедрении был заключен с компанией "КФС Корпоративные финансовые системы".

Конечно, можно было выбрать следующую версию Scala, тем более что для сотрудников Oriflame как московского офиса, так и филиалов, эта система была хорошо знакома. Можно было разработать интерфейс, связывающий Scala и систему учета OriSales. Но руководство решило, что будет лучше, если финансовая система и система учета продаж будут базироваться на единой платформе. Специалисты московского офиса проконсультировались с головным офисом Oriflame, постарались учесть их опыт решения возникающих при внедрении проблем, и решили внедрять IFS Applications. "Мы рискнули, и получилось", - подчеркивает Наталья Саукова.

Проект

"Не часто встречается ситуация, когда заказчик идет на проект, как говорится, с открытыми глазами, когда четко понимает в какие сроки и что ему нужно, и главное, какие усилия он сам должен приложить, чтобы проект был выполнен в срок", - отметил Андрей Николаев, исполнительный директор компании КФС Корпоративные финансовые системы. - "Проект это совместная работа, и ни заказчик, ни партнер в одиночку этой задачи решить не могут. В Oriflame мы встретили полное взаимопонимание". Благодаря этому все работы были выполнены точно в срок. Внедрение длилось 6 месяцев.

Первый этап проекта самый длительный. Это знакомство с компанией - заказчиком, описание бизнес-процессов. "Несмотря на то, что наши консультанты принимали участие во многих проектах, каждый новый проект - это знакомство с новым бизнесом", - отметил Андрей Николаев.

Второй этап - это знакомство заказчика с возможностями системы. Потом - короткий период согласования, когда была составлена спецификация, и были внесены уточнения задач, которые предстояло решить в ходе проекта.

Далее был организован тренинг для специалистов Oriflame. Это был ответственный этап, потому что заказчик предъявил жесткие требования к тренингу. В специально оборудованном зале собрались представители московского офиса и филиалов, которые должны были в дальнейшем работать в системе, и приобретали необходимые навыки. Здесь велась работа по всем направлениям учета, как локального, так и корпоративного.

Последняя, самая ответственная часть проекта - это период опытной эксплуатации, когда подготовлены все настройки системы и в нее уже занесены данные. На этот период всегда выпадает выявление значительной части ошибок, мелких несоответствий, вопросов, которые не могли быть учтены при предварительном планировании, а также изменений в постановке задач, которые возникают спонтанно. В этот период - около полутора месяцев, две системы (Scala и IFS Applications) эксплуатировались параллельно, чтобы имелась возможность сравнивать получаемый результат. Это был период максимального напряжения сил и заказчика, и партнера. Далее системы была отдана в промышленную эксплуатацию, а специалисты КФС переключились на режим сопровождения.

Отладив систему в московском офисе, ее внедрение в филиалах специалисты Oriflame производили самостоятельно. "Как оказалось, это делать в IFS Applications не сложно. За основу мы взяли то, что внедрено в Московском офисе, а в филиалах внедрили лишь то, что им конкретно необходимо", - отметила Наталья Саукова.

С 1 октября 2002 года и московский офис, и все филиалы Oriflame начали вести учет в системе IFS Applications. "Этот октябрь наши партнеры, наверное, не забудут никогда", - вспоминает Наталья Саукова. Это были ежедневные звонки, град вопросов. Специфика западной компании в том, что каждый месяц российская бухгалтерия "закрывается" на пятый рабочий день. Это пик, когда в систему заносится самое большое количество проводок, а по иронии судьбы, это самое "закрытие" бухгалтерии зачастую приходится на праздники (в России практически все праздники бывают в начале месяца). Но специалисты компании КФС оказывали помощь заказчику и в праздничные дни. "Конечно, первое время было тяжело, потому что наряду с освоением новой системы приходилось заниматься своей повседневной работой, но благодаря серьезной поддержке со стороны наших партнеров, мы эти осенние месяцы прожили благополучно", - подчеркнула Наталья Саукова. В настоящее время в системе работает 25 пользователей. Со временем их число планируется увеличить.

Для заказчика было очень важно, что проект был окончен в срок - в начале осени, потому что зима для Oriflame гораздо более насыщенный событиями период деятельности. К тому же в конце осени компания проводит составление бюджета на следующий год. В этот период на проект уже просто не хватило бы сил.

Несколько слов после

Подытоживая отметим, что в Oriflame было внедрено классическое финансовое решение, автоматизирующее большую часть направлений деятельности компании, связанных с ведением российского учета, а также учет по западному стандарту. Проект как раз интересен тем, что все это производится в единой системе. Конфигурация IFS Applications в данном случае достаточно стандартна - это модули: "Главная книга" (здесь, в том числе, производится трансформация данных в западный учет), "Расчеты с поставщиками", "Основные средства". Модуль "Основные средства" в данном случае особенно интересен, потому что расчет амортизации для российского, западного и налогового учета осуществляется по-разному. Все, перечисленное выше, это основа, на которой построен основной срез автоматизации.

В целом, IFS Applications построена по компонентной технологии, поэтому ее модификация, по словам специалистов компании КФС, хотя и является большой и сложной задачей, но тем не менее достаточно хорошо регламентирована. А среда разработки, которая поставляется вместе с системой, плюс открытые коды, обеспечивают понятный, последовательный цикл модификации. Это очень важно, так как проблема частого изменения российского законодательства буквально преследует разработчиков и поставщиков автоматизированных систем. Кстати, приспособить систему к изменению плана счетов, введенного в 2003 году, было не трудно, так как это один из элементов настройки. Другими словами, существенно трансформировать код нет необходимости, потому что все изменения учитываются обычной перенастройкой системы, что удобно при внедрении. Кроме того, что касается Oriflame, то система IFS Applications хорошо подходила к бизнес-процессам компании, поэтому кардинальных изменений не требовалось.

Несколько слов о модификации системы. По словам Андрея Николаева, заказчик очень правильно относился к пожеланиям своих сотрудников. Как известно, такие пожелания бывают из разряда необходимых и те, что навеяны собственной фантазией. Здесь важно четко определить, что действительно важно и нужно сделать, а что попросту отвергнуть. "Благодаря трезвой оценке ситуации нашими заказчиками, проекту не дали расползтись и утонуть в мелочах. Мы сконцентрировались на его основном содержании, и это привело к успеху", - подчеркнул г-н Николаев.

Что касается экономического эффекта, то преимущества использования системы подобного класса, как известно, лучше всего ощущает топ-менеджмент компании. Это, в значительной степени, проявляется при получении аналитических отчетов. Так, в предыдущей системе, используемой в Oriflame, было возможно использовать только 3 аналитических признака. В IFS Applications - десять, причем их можно использовать в различных сочетаниях, для чего существует соответствующая функция, и все это возможно применять для западного учета. При этом исключается возможность ошибок, так как система сообщает пользователю, какие признаки нельзя применять в том или ином, выбранном им, сочетании.

По словам Татьяны Егоровой, сотрудники в филиалах компании уже вполне освоили систему и, поэтому сегодня информацию оттуда можно получать достаточно быстро.

"Для меня главное - возможность быстро получить отчет, а также то, что данные в любой момент можно сконсолидировать, и узнать что происходит по затратам, прибылям и убыткам", - отметила Татьяна Егорова, региональный финансовый контролер Oriflame стран СНГ и Балтии. - "А это позволяет быстро реагировать на ситуацию, внося необходимые изменения. Кроме того, практически в реальном времени можно просматривать отчетность каждого филиала".

В планах российского представительства Oriflame переход на новую версию IFS Applications, которая появилась весной 2003 года, и которая является более эффективным решением для организации и локального, и западного учета. Также планируется внедрить модуль, позволяющий автоматизировать прогнозирование (сейчас используются только аналитические функции системы). Кроме того, будет решена задача интеграции с системой OriSales. Ожидается внедрение IFS Applications на заводе, который будет открыт компанией в ближайшем будущем. Здесь сотрудничество с КФС, скорее всего, продолжится.

И в заключение несколько слов о плодотворном сотрудничестве двух компаний в ходе реализации проекта. "В течение всего времени внедрения специалисты КФС оказывали нам полную поддержку, связанную с настройкой, внедрением, тестированием и локализацией программы, обучением персонала", - отметила Татьяна Егорова. - "Хотелось бы отметить четкое управление проектом. Мы считаем, что проект внедрения IFS Applications в компании Oriflame прошел удачно, во многом благодаря компании КФС".

Более полная информация доступна по запросу в IFS Russia